業務の平準化とは？その意味と業務の平準化に取り組むコツを解説

 

業務の平準化とは、業務の効率化や品質向上のために必要な取り組みです。業務の平準化を行うか行わないかで、結果的に大きな差が開いてしまうので、ぜひとも取り入れたいアクションです。ここでは、業務の平準化の重要性や上手に取り入れるポイントをご紹介します。

業務の平準化とは何か？

業務が滞りがちだったり、生産性が低下しているなど業務の効率にマイナス要因がある場合、業務の平準化がしっかりと行なわれていない可能性があります。ここでは、平準化の意味と業務の平準化の重要性をご紹介します。

平準化とは？

平準化とは、簡単にいうと「決まった期間における作業量を均等にすること」です。例えば、納期が決まっている作業を遂行する場合、日によって作業量にバラつきがあると現在の進行状況が把握しにくくなってしまい、業務自体がスムーズに遂行されないので業務が滞ってしまう可能性があります。しかし、平準化を行うことで、納期までの作業量を均等に分配することで、作業量が明確になり進行状況もしっかりと把握できるようになります。

業務における平準化とは

業務環境を理想的なものにするためには、作業量と能力のバランスを均等にすることが良いとされています。
業務における平準化の目的は「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務遂行の効率の向上、また生産性の向上を図ることにあります。最終的には、業績アップの効果が期待できるのが業務における平準化です。

業務におけるムリ・ムダ・ムラは「3M」と呼ばれており、業務の効率を下げる影響があると言われています。
ムリとは、作業量が増加することで、処理能力が追いつかず負荷がかかっている状態を指します。ムダは、ムダな業務やプロセスによって負荷が下がっている状態です。また、ムラは、ムリとムダが入り混じった状況による従業員の作業量の偏りを指します。
このムリ・ムダ・ムラを見直すことで、理想的な業務環境を作り上げることができます。

また、業務の平準化を行う上では、既に業務の標準化が整った状態がマストとされています。業務の標準化とは「誰もが同じように作業できること」であり、この標準化が整って初めて業務の平準化が成り立つ関係となります。

業務における平準化のメリット

業務の平準化のために既存のマニュアルやプロセスを一から見直すことは、時間と労力が必要な作業となります。しかし、業務の平準化を行うことで、結果的に業績向上の効果が期待できるので、ぜひ取り入れたいアクションです。ここでは、業務の平準化を行う重要性をご紹介します。

平準化のメリット①：業務効率の向上が期待できる

業務の平準化ができていないと、業務において作業量の偏りが生じてしまいます。例えば、業務内容がそれぞれ人によって「できる・できない」で作業量に偏りがあると、できない業務が回ってきた時に業務ができる人に確認をするなどし、そこで時間や効率のロスが生じます。しかし、平準化をしっかりと行い、作業量を皆一定にすることでスムーズに業務が遂行されるので、業務が滞ることなく効率の向上が期待できます。

平準化のメリット②：担当による業務量の負担を改善

業務内容によっては、担当業務内でも作業量の偏りが生じるケースがあります。皆がひとつのマニュアルをしっかりと把握しているにも関わらず、業務が回ってこない従業員が発生すると生産性の低下につながります。業務が従業員全員にしっかりと行き渡っているかをしっかりと把握することは、生産性の向上に期待があります。また、同じ業務内容にも関わらず、人によって作業量の偏りがあると従業員のモチベーション低下や不満にもつながるので注意が必要です。

平準化のメリット③：従業員にとって働きやすい環境が整う

業務量に偏りがあると、業務を多く抱えている従業員は、休暇を取りにくい環境が生じます。本来、有給休暇は従業員皆が平等に使えるシステムですが、業務量が多い従業員は、休暇を取って業務が滞ることを心配に思い、休暇を取ることを躊躇してしまう可能性があります。業務の平準化は、従業員がしっかりと休暇がとれる環境に整える効果があり、従業員に働きやすい環境を提供できるものとなります。

業務の平準化を上手に活用するコツ

最後に業務の平準化を上手に取り入れるコツをご紹介します。業務の平準化を活用することで、さらなる業績向上が期待できます。

業務量の見える化

業務の平準化を行うためには、その業務量をしっかりと把握することが重要です。「業務内容」「業務期間」「業務量」「業務の頻度」などを細かく正確に出して可視化することがポイントです。この作業を怠ると、後にしっかりとした平準化を取り入れるのが難しくなるので、時間と手間がかかっても、明確にすることが重要です。

可視化した業務内容をヒアリング

業務内容を明確にしたら、それを従業員にヒアリングすることも大切なステップです。業務の平準化は、作業量を均等にすることが目的なので、実際に担当している従業員にヒアリングをすることで、さまざまな課題を見つけることができます。

ヒアリングの内容は
・「年」「月」「日」「曜日」「時間」などで業務量にバラつきがないか
・「繁忙期」と「繁忙期以外」での作業工数
・特定の期間における平均作業工数
・作業プロセスごとの工数
・従業員の不安や不満
などが挙げられます。これらをヒアリングすることで、どの部分にどれだけの偏りがあるのかを、より明確にすることができます。

作業工数ばかり注視するのではなく、実際に担当している従業員の声を聞くことも課題改善の重要なポイントとなります。

業務プロセスを見直す

業務の平準化は、業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくすことです。ヒアリングをして業務内容にムリ・ムダ・ムラがある場合は、業務プロセス自体を見直す必要性があります。従来のプロセスに変化を与えることに違和感を感じるかもしれませんが、ムリ・ムダ・ムラを排除したプロセスは、今後の業務の効率・生産性の向上に期待ができ、結果的に業績向上につながります。

業務の発生をコントロールし業務量の偏りを防ぐ

業務の平準化を行なうには、事前に業務の発生を予測しコントロールすると効果的です。例えば、納期が決まっていたら、納期までの流れを予測し、業務量が増えるタイミングに合わせて人員を増加することで、従業員の作業量をコントロールするという具合です。事前に予測をすることで、余裕を持って業務を遂行することができます。

進歩状況を管理して日々の業務量を可視化

業務内容全体の可視化をした上で、毎日の業務の進捗状況をなるべくリアルタイムで可視化して管理することも平準化において重要となります。チーム内の誰が見ても、今どのような状況にあって、どのような問題が起こっているのかを把握できれば、すぐに対応をすることが可能となります。

まとめ

業務の平準化についてご紹介しました。業務の平準化とは「従業員や組織における業務量を均等にする」ことであり、組織にとってもっとも生産性が高く、より効率の高い業務体制を整える効果が期待されます。業務の平準化を行なう上で、業務内容を可視化し、業務のムリ・ムダ・ムラを省くことが重要となります。そのためには従業員の声をしっかりと聞く姿勢も大切です。ぜひ、業務の平準化を行って、従業員が働きやすい環境を整え、業績アップを目指しましょう！