- コラム
製造業の在庫管理、もう悩まない！属人化・欠品から解放される効率化への道
はじめに：競争を勝ち抜くためのサプライチェーン戦略
「倉庫の奥まで在庫が積み重なって、一体何がどこにあるのか…」
「急な注文に対応しようにも、必要な部品が足りなくて、生産ラインがストップ…」
このような経験、一度や二度ではないはずです。在庫管理は、製造業にとって避けて通れない、非常に重要な業務。しかし、その管理は複雑で、多くの企業が頭を悩ませています。特に、リソースが限られる中小企業では、その課題はより深刻です。
本記事では、在庫管理の基本から、多くの企業が抱える課題、そしてその解決策まで、現場で働く皆様の視点に立って、詳しく解説していきます。在庫管理を効率化し、属人化や欠品から解放されるための一歩を踏み出しましょう。
在庫管理とは？その重要性と役割
まず、「在庫管理とは？」という疑問をお持ちの方に向けて、簡単に説明します。在庫管理とは、企業が保有する原材料、仕掛品、製品などの在庫を、**「必要な時に、必要な量だけ」**保持し、無駄なく活用するための活動全般を指します。
在庫管理は、単に「モノ」を管理するだけでなく、需要予測、調達、生産計画、販売計画など、企業の様々な業務プロセスと密接に関わっています。適切な在庫管理は、企業の利益を最大化し、競争力を高めるために不可欠です。
在庫管理でよくある問題
製造業、特に中小企業では、在庫管理において以下のような問題が頻繁に発生しています。
- 在庫過多が生むコスト増加のリスク：需要予測の失敗や、過剰な発注により、必要以上の在庫を抱えてしまうことがあります。これにより、保管スペースの圧迫、陳腐化リスク、廃棄コストが増大し、経営を圧迫します。一般的に、企業が在庫を保有するためには、その在庫金額の10%〜30%程度に相当するコストが発生すると言われています。そのため、企業は常に、適正な在庫量を維持し、在庫に関連するコストを最小限に抑えるための在庫管理の最適化に取り組む必要があります。在庫管理は、単に在庫の量を調整するだけでなく、これらのコストを考慮した上で、戦略的に行う必要があります。
- 欠品が引き起こす機会損失の深刻さ：需要予測の精度が低い、サプライチェーンの遅延などにより、必要な時に在庫が不足してしまうことがあります。これにより、生産ラインの停止、納期遅延、販売機会の損失が発生し、顧客からの信頼を失うことにも繋がります。
- 特定担当者への依存が在庫管理に与える影響：在庫管理を特定の担当者に依存している場合、担当者が不在になると在庫状況が把握できなくなる、または、担当者の経験や勘に頼った管理のため、在庫精度が低下するなどのリスクがあります。また、担当者しか在庫情報を把握していないため、他部署との連携が円滑に進まないといった問題も発生します。
中小企業では、大企業と比べて、専門的な知識を持った人材や、高度なシステムを導入するためのリソースが限られているため、これらの課題がより深刻化する傾向にあります。
生産管理担当者が在庫管理で果たす重要な役割
製造業において、生産管理担当者は在庫管理において非常に重要な役割を担っています。
生産管理担当者は、以下の業務を通して、在庫管理を円滑に進めるための責任者として、重要な役割を担っています。
- 需要予測： 過去のデータや市場の動向を分析し、将来の需要を予測します。この予測が、生産計画や調達計画の根幹となります。
- 生産計画の立案： 需要予測に基づき、生産量を決定し、生産スケジュールを立てます。
- 調達計画の立案： 生産計画に必要な原材料や部品を、適切なタイミングで調達するための計画を立てます。
- 在庫状況の把握： 在庫の入出庫を記録し、現在の在庫状況を把握します。
- 在庫調整： 過剰在庫や欠品が発生した場合、その原因を分析し、調整を行います。
このように、生産管理担当者は、在庫管理における「計画」「実行」「確認」「改善」のサイクルを回す、要となる役割を担っています。
生産管理担当者が抱える課題
生産管理担当者は、日々の業務の中で、以下のような課題に直面しています。
- 正確な需要予測：市場の変動が激しい現代において、需要を正確に予測することは非常に困難です。予測が外れると、過剰在庫や欠品を招き、大きな損失につながります。
- 調達と生産計画の整合性：調達リードタイムと生産計画を調整し、必要な時に必要な原材料や部品が揃うようにする必要があります。しかし、サプライチェーンの変動や、予期せぬトラブルにより、調達が遅れることがあります。
- 部門間の連携：生産管理だけでなく、営業、購買、倉庫などの各部門と連携し、情報を共有する必要があります。しかし、部門間で情報が共有されない場合、在庫管理の効率が低下し、過剰在庫や欠品が発生する可能性があります。
これらの課題は、生産管理担当者にとって、大きな負担となっています。
在庫は「資産」であり「負債」でもある：そのバランスを考える
改めて、在庫は「利益を生む資産」であると同時に「コストを生む負債」でもあるという視点を持ちましょう。
適切な在庫管理は、企業の利益を最大化し、競争力を高めるために不可欠です。しかし、過剰な在庫は保管コストや陳腐化リスクを高め、経営を圧迫します。逆に、在庫が不足すれば、生産活動が滞り、販売機会を失う可能性があります。
「在庫が多すぎて倉庫が足りない…」
「必要な部品が手元になくて、生産が止まってしまった…」
適切なバランスをとり、このような状況を打開する必要があります。
在庫管理の基本：「必要な時に必要な量」を実現
在庫管理とは、製品や部品を「適切な量」で「適切なタイミング」で維持することを目的とした業務です。
これは、単に在庫を記録するだけでなく、需要予測、調達計画、生産計画、販売計画など、様々な業務プロセスと連携しながら、在庫を最適化していくことを意味します。
在庫管理がもたらす効果：効率化と利益向上への道筋
適切な在庫管理は、以下のメリットをもたらします。
- 生産効率の向上： 過剰な在庫を抱えすぎないことで、保管スペースを圧迫を防ぎ、作業効率を向上させます。また、必要な時に必要な部品が揃っていることで、生産ラインの停止を防ぎます。
- コスト削減： 過剰な在庫を抱えることで発生する保管コスト、陳腐化リスク、廃棄コストを削減します。また、欠品による生産停止や納期遅延を防ぎ、余計なコスト発生を抑制します。
- 顧客満足度の向上： 欠品による販売機会の損失を防ぎ、顧客のニーズにタイムリーに応えることで、顧客満足度を向上させます。また、納期遵守率の向上は、顧客からの信頼獲得につながります。
- キャッシュフローの改善： 過剰在庫を抱えることは、現金を固定化させている状態です。在庫を最適化することで、キャッシュフローの改善が期待できます。
- 品質管理の向上： 在庫の陳腐化を防ぐことで、製品の品質を維持し、顧客満足度を向上させます。
製造業における在庫の種類と管理のポイント
製造業における在庫は、大きく以下の3種類に分類されます。
- 原材料： 製品を製造するために使用される素材や部品です。
- 仕掛品： 製造途中の製品です。会計用語では仕掛品が正しい呼称ですが、企業によってはその位置付けから、半製品や中間品と呼ばれている場合もあります。
- 製品： 完成した商品です。
これらの在庫は、それぞれ管理方法が異なり、製造工程の進捗状況やリードタイム、需要予測などを考慮しながら管理する必要があります。
在庫管理の課題を考える：属人化、情報分断、予測の難しさ
在庫管理は、多くの企業にとって課題の多い業務です。特に中小企業では、以下の3つの課題が顕著です。
属人化のリスク：在庫管理を特定の担当者に依存する問題
特に小規模の企業では、在庫管理を特定の担当者が一人で行っているケースが多く見られます。担当者は、長年の経験と勘で在庫を管理しており、そのノウハウは暗黙知として蓄積されています。
この属人化には、以下のようなリスクが伴います。
- 担当者の不在時の業務停止： 担当者が休暇や退職した場合、他の従業員が在庫状況を把握できず、業務が滞る可能性があります。
- 管理精度の低下： 経験と勘に頼った管理は、どうしてもミスが発生しやすく、在庫精度が低下する可能性があります。
- 業務効率の低下： 特定の担当者に業務が集中し、業務効率が低下する可能性があります。
- ノウハウの継承の難しさ： 暗黙知として蓄積されたノウハウは、他の従業員に継承することが難しく、属人化が固定化する可能性があります。
情報分断の影響：部門間連携不足が生む非効率性
中小企業では、各部門が個別に在庫データを管理しているケースが多く見られます。例えば、営業部門は販売計画に基づいて在庫情報を把握していますが、製造部門は生産計画に基づいて在庫情報を把握しているといった状況です。
このような情報の分断には、以下のようなリスクが伴います。
- 在庫状況の把握の遅れ： 各部門間で在庫データが統一されていないため、正確な在庫状況をリアルタイムに把握することができません。
- 意思決定の遅延： 在庫状況の把握が遅れるため、適切な意思決定を行うことができず、過剰在庫や欠品を招く可能性があります。
- 部門間の連携不足： 各部門が個別に在庫情報を管理しているため、部門間の連携が不足し、業務効率が低下する可能性があります。
需要予測の難しさ：市場変動にどう対応すべきか
需要予測は、在庫管理の根幹をなす重要な要素です。需要を正確に予測することで、過剰在庫や欠品を未然に防ぐことができます。
しかし、需要予測は容易ではありません。特に現代社会では、市場の変動が激しく、外的要因によって需要が大きく変動することがあります。
ここでは詳しく触れませんが、需要予測には、移動平均法、指数平滑法、回帰分析といった手法や最近ではAIや機械学習を活用した高度な需要予測ツールも存在しますので活用により予測精度を高めることができる可能性があります。
在庫管理の効率化：具体的な方法と第一歩
在庫管理を効率化するためには、基本的な管理方法の理解とともに、現場に即した具体的な手法を取り入れることが重要です。ここでは、効率化の第一歩として「基準在庫」「Min-Max法」「発注点管理」など、実践的な手法をご紹介します。
基準在庫の設定：在庫管理の基盤を作る
在庫管理の効率化には、基準在庫の適切な設定が欠かせません。基準在庫は、以下の式で求められます：
基準在庫 = サイクル在庫 + 安全在庫
• サイクル在庫： 発注サイクルとリードタイムに基づいて必要とされる在庫量。
• 安全在庫： 需要の変動や予期せぬトラブルに備えるための予備の在庫。
例えば、発注サイクルが4週間の場合、4週間分の消費量（サイクル在庫）と、予想外の需要や供給の変動を吸収する安全在庫を加えることで、基準在庫を計算します。この基準在庫を維持することで、欠品リスクを効果的に抑えることができます。
ミニマックス法を活用した在庫発注の最適化
ミニマックス法は、現場での在庫管理を効率化するためのシンプルで効果的な手法です。この方法では以下の2つの基準値を設定します：
• Min値（最低在庫量）： この値を下回ると発注を行う基準。
• Max値（最大在庫量）： 補充後の在庫量がこの値を超えないようにする基準。
例えば、Min値を10、Max値を100と設定した場合、在庫が10を下回ると発注を行い、補充後の在庫が100になるまで補充を行います。このように発注タイミングと発注量を明確に定めることで、在庫不足や過剰在庫の発生を防ぐことが可能です。
ダブルビン方式（複棚法）の活用：シンプルで実用的な管理法
在庫管理の現場で、より簡易な方法として「ダブルビン方式」を採用するケースもあります。この方式では、以下のステップで在庫を管理します：
- 2つのビンを用意し、1つ目のビンが空になった時点で発注を開始。
- 2つ目のビンを使用している間に補充を完了。
この方法は特に、中小企業や在庫の種類が多くない現場で効果的です。発注のタイミングが視覚的に分かりやすく、シンプルに在庫切れを防ぐことができます。
デジタルツールの力：在庫管理の未来を形作るテクノロジー
手作業による在庫管理には限界があります。属人化や、情報の分断、複雑な需要予測に対応するには、デジタルツールの活用が不可欠です。デジタルツールを導入することで、在庫管理業務を効率化し、より戦略的な業務に集中できるようになります。
例えば、在庫管理システムを導入することで、リアルタイムな在庫状況の把握、入出庫管理の自動化、在庫分析などを効率的に行うことが可能です。
生産計画と在庫管理の統合：連携がもたらす新しい可能性
在庫管理は、生産計画と密接に連携しています。
正確な需要予測に基づいた生産計画を立てることで、過剰な在庫を抱えることを防ぎ、効率的な生産活動を行うことができます。逆に、生産計画が不正確な場合、在庫の過不足が発生し、無駄なコストが発生したり、生産ラインが停止してしまうなどの問題が発生します。
したがって、生産計画と在庫管理は、切り離して考えるのではなく、一体のものとして捉え、両者が連携することで、より効果的な在庫管理が可能となります。
まとめ
在庫管理は、製造業にとって非常に重要な業務であり、企業の競争力を左右する重要な要素です。属人化、情報の分断、需要予測の難しさなど、多くの課題を抱えている企業も少なくありません。
これらの課題を解決するためには、基本的な在庫管理方法を実践するだけでなく、デジタルツールの導入、特に生産計画と連携した在庫管理を行うことが重要です。
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